Intranetové aplikace

Co je intranet?

Intranet je počítačová síť, která je založena na stejných principech jako internet, ale není k ní veřejný přístup. To znamená, že je určena pro použití v rámci malé skupiny uživatelů – typicky zaměstnanců firmy. Intranet může být provozován i nezávisle na internetovém prostředí – počítačová síť uvnitř firmy může sloužit pouze k interním účelům a nemusí poskytovat přístup k internetu. Tento způsob řešení však nemusí být úplně vhodný, protože častým požadavkem intranetu je umožnění přístupu k němu i z vnějšího prostředí, např. z jiné pobočky firmy nebo z domácnosti zaměstnance.

Vhodným řešením které nabízíme i my, je provozování intranetu formou zabezpečené webové aplikace. Intranet je tak dostatečně chráněn před neoprávněným přístupem a zároveň poskytuje maximální možnou dostupnost (tzn. je k dispozici nepřetržitě a z libovolného PC připojeného k internetu).

Proč mít ve firmě intranet?

Intranet umí výborně řešit např. následující požadavky:

• zlepšit komunikaci a informovanost uvnitř firmy – informace jsou dostupné ihned po zveřejnění všem zaměstnancům. Součástí intranetu může být i komunikační systém (možnost online komunikace s ostatními zaměstnanci)
• sdílet data a informace jednotným způsobem – veškeré informace jsou kdykoliv přístupné na místě, na které budou uživatelé zvyklí. Není nutné řešit sdílení dokumentů elektronicky, nasdílenými disky atd. Odpadá nutnost řešení aktualizace a archivace.
• urychlit průběh interních procesů – elektronické schvalování (cestovní příkazy, objednávky, faktury, …) odbourá časovou náročnost oběhu papírových dokumentů
• digitalizovat dokumenty – pro oběh dokumentů v rámci firmy je vhodné max. využití digitalizace. Dokumenty v elektronické formě jsou tak dostupné všem povolaným a zároveň bezpečně archivovány.
• získat nové pohledy na firemní data - statistiky, grafy, další typy výstupů
• zapojit zaměstnance do dění firmy
• provozovat další aplikace, poskytovat informace dalším externím subjektům

Již ve fázi zavádění nutí firmy zrevidovat svoje firemní procesy - umožňuje firmám přesněji definovat procesy, zodpovědnosti zaměstnanců, určovat priority vývoje apod. Žádoucí digitalizace papírových dokumentů pak zajišťuje jejich jednoznačnou identifikaci, číslování a archivaci.

Co může intranet umět?

Ve své nejjednodušší podobě intranet může sloužit jen jako sklad informací, které jsou kdykoliv přístupné omezenému okruhu osob, např. se může jednat o:

• pravidla, předpisy,
• postupy,
• dokumenty,
• formuláře,
• fotogalerie.

Informace mohou být členěny do logických celků, které napomáhají lepší orientaci (např. rozdělení na dokumenty, vedení firmy, IT oddělení, PR oddělení, knihovnu apod.)

Dalším rozšířením mohou být funkcionality týkající se personálního provozu firmy:

• přehled a evidence zaměstnanců,
• telefonní seznam,
• organizační struktura firmy,
• přehled nástupů/odchodů z firmy,
• výplatní pásky zaměstnanců.

Následovat může podpora firemních procesů:

• evidence firemních zakázek,
• vystavování, evidence, schvalování:
  • pracovních výkazů,
  • cestovních příkazů,
  • požadavků na nákup zboží a služeb (tzv. žádanky),
  • objednávek, faktur,
  • smluv s externími dodavateli,
• evidence firemního majetku.

Ve své nejsložitější podobě může intranet obsahovat i účetní systém, mzdovou agendu, fakturační a objednávkový systém a další funkčnosti, které se většinou řeší ve firmách pořízením různého specializovaného softwaru. Intranet může komunikovat i se softwary třetích stran a sloužit např. jen jako další zobrazovací vrstva nad těmito daty (např. lze přejímat informace o majetku z IS s evidencí majetku a dále s těmito daty pracovat).

Náše intranetové řešení nabízí:

• ověřený intranetový systém vyhovující požadavkům na bezpečnost – zabezpečený šifrovaný přístup, každý uživatel má svoje unikátní jméno/heslo, data jsou denně zálohována,
• modulární systém s plnou administrací – začít můžete nejjednodušším řešením a další funkce lze dokoupit dle aktuálních požadavků. Systém máte pod svou kontrolou (zveřejňování informací, administrace uživatelů a skupin, …),
• množství standardních modulů – nemusíte platit za vývoj již hotového řešení,
• doprogramování a úpravy funkčnosti na míru dle specifických potřeb – je možné upravit stávající moduly nebo naprogramovat úplně nové, řešící speciální úlohy,
• podporu při digitalizaci papírových dokumentů – dokumenty můžeme převést do digitální podoby nebo pomoci s technickým řešením digitalizace (skenery apod.),
• podporu při zavádění systému do praxe a jeho provozu.